E-maillerle baş etmenin 10 pratik yolu

Dağ gibi büyüyen e-maillerinizle başa çıkmakta zorlanıyor musunuz? E-maillerin sizi kontrol etmesine izin vermeyin.
Çoğumuz baş edebileceğinden daha fazla e-mail alıyor. Bu durumu idare edebilmek için bazıları gelen maillerin bir kısmını görmezden gelmeyi deniyor. bazıları başkalarına iletip kendi sorumluluğundan atmaya çalışıyor. Diğerleri ise bu angaryanın içinde kaybolup gidiyor. Çoğu zaman biz değil maillerimiz günümüzü kontrol etmeye başlıyor. Peki bu durumu kontrol altına almak için ne yapmak gerekiyor? Zaman yönetimi uzmanları her geçen gün daha fazla yığılan maillerle baş etmenin 10 pratik yolunu açıkladı. İşte liste şöyle:

1) E-maillerinizi kontrol etmek için bir zaman belirleyin.
Sürekli e-maillerinizi kontrol etmeyi bırakın. Günün belirli saatlerini bu işe ayırmayı deneyin. Uzmanlar günde 2 veya 3 kere mailleri kontrol etmenin yeterli olacağını söylüyor.

2) Gelen e-mail bildirimlerini kapatın.
Sürekli bilgisayarınızda ya da telefonunuzda beliren bildirimleri kapatın. Bu sadece dikkatinizi dağıtmaya yarıyor.

3) Cevap vermemeniz gereken e-mailleri hemen silin.
Mail kutunuzu açtığınızda ilk iş gereksiz mailleri belirleyin ve gereksiz olanları zaman kaybetmeden silin.

4) Liste yapın
Maillerinizi yanıtlarken öncelikli olanları belirleyin ve bunu liste haline getirin. Sonrada bu listeyi takip ederek yanıtlarınızı verin.

5) Kısa ve net olun
Arkadaşça bir tutum takının ama muhabbet etmeyede kalkmayın. Sadece gerekli konulardan bahsedin.

6) Önce sorulan soruyu yanıtlayın
Daha net olabilmek adına maille sorulan soruyu yanıtlayarak başlayın.

7) Her şeye yanıt vermeyin
Her gelen maille yanıt vermek zorunda değilsiniz. Böyle bir baskı hissetmeyi bırakın. Eğer spesifik bir talep yoksa maille yanıt vermeyebilirsiniz.

8) Dosyalama ve etiketlemeyi deneyin
Eğer bir hesapta birden çok mail adresinizi kullanıyorsanız, dosyalar yaratın ve adresleri birbirinden ayırın. Böylece kişisel mesajlarınızla iş maillerini daha rahat görebilir ve yanıtlamak istediklerinize daha kolay zaman ayırabilirsiniz.

9) Kurallara sadık olun
Günde 2 veya 3 kere maillerinizi kontrol edeceğinize karar verdikten sonra kendi kuralınızı bozup maillerinize daha fazla bakmayın. Belirlediğiniz zamanların dışına çıkmamaya özen göstermelisiniz.

10) Gerçek bir ara verin
Eğer gerçekten cesursanız ve mümkünse, bir süre maillerinize hiç bakmayın. Otomatik yanıtlama sisteminizi kurun ve bu süre boyunca gelen e-mailleri kontrol etmeyin.