15 dev şirketten 15 toplantı sırrı

Ersin Kaplan

Başarılı ve verimli toplantı gerçekleştirmek, birçok şirket için bir sorun haline geldi. Hatta verimsiz toplantılar, çalışanların demoralize olmasına sebep olan en önemli faktörlerden biri. Oysa ki dünyanın en değerli şirketlerinin verimli toplantı yapmak için ‘küçük’ sırları var. İşte 15 ayrı dev şirket ve her şirketin uygulayabileceği stratejiler:

1. Apple – Küçük grupların gücü

Steve Jobs’un ölmeden önce sekmeden uyguladığı toplantı tekniği konuyla ilgili yetenekleri küçük gruplar haline getirdiği toplantılardı. 10 kişiden fazlası verimliliği bozar.

2. TED – Kısa kesin

Martin Luther’in eşitlik rüyası konuşması 17 dakikalıydı, çok etkili oldu. Neden siz daha uzun toplantılarla vakit harcayasınız? Kâr amacı gütmeyen kurum TED size 10-18 dakika arası toplantı öneriyor.

3. Google – Bir karar verici belirleyin

Dev şirketler bürokrasileri büyüdükçe zor karar verir. Büyümesine rağmen Google başarısını hızlı karar almasına borçlu. Larry Page ve Sergey Brin’in imza tekniklerinden biri de toplantılara karar verici yönetici atamalarıydı.

4. 3M – Boş zaman bırakın

Toplantılar yaratıcı bireylere ihtiyaç duyar. 3M “Yüzde 15 Programı” ile ücretli çalışanlarına işgünü içinde yüzde 15 boş zaman yaratmıştı. Sonuçta inovasyon biraz da nefes almayı gerektirir.

5. Virgin – Yaratıcı mekan

Powerpoint sunum yapabileceğiniz sıradan bir toplantı odası sizi sonuca ulaştırmayabilir. Virgin kurucusu Richard Branson’ın bu konuya getirdiği çözüm ise toplantıları parkta ya da kafede yapmak. En ciddilerini bile…

6. Facebook – Ayakta düşün

Oturduğumuz her saatte yaşam uzunluğu beklentimizi 20 dakika düşürdüğümüzü biliyor musunuz? Facebook’un başını çektiği ayakta çalışma trendine kısa ve ayakta gerçekleşen toplantılarla katılabilirsiniz.

7. Microsoft – Herkese söz ver

Toplantılar bir öğretmenin anlattığı ders değildir. En iyi inovasyonlar, herkesin katkı yaptığı toplantılardan çıkar. Bu yüzden kim toplantıya katılmışsa herkese eşit söz hakkı dağıtmaya çalışın.

8. Facebook – Gündeminiz olsun

Facebook COO’su Sheryl Sandberg’in getirdiği kurallardan biri: Esnetilebilir bile olsa gündemli toplantı yapın.

9. American Express – Amacınızı bilin

American Express Başkan Yardımcısı Christopher Frank “Her toplantının beş sözcükle özetlenebilecek bir amacı olmalı” diyor.

10. Upfront Ventures – Laptopu bırak

Araştırmalar, el yazısıyla tutulan notların yaratıcılığı artırdığını ortaya koyuyor. Upfront Ventures kurucusu Mark Suster’ın toplantıda laptop'u yasaklamasının bir sebebi olmalı.

11. Barack Obama – Telefonu kapatın

Mobil iletişim, iş hayatınızı kolaylaştırsa da toplantıda dikkat dağıtır. ABD Başkanı Barack Obama’nın kabine toplantıları telefonsuz yapılır. Hatta telefonlar bir sepette toplanır.

12. Apple – Sorumluluk alan insanlarla yapın

Steve Jobs’un bir başka toplantı geleneği, alınan kararlar konusunda sorumluluk alabilecek kişilerle o toplantıyı yapmasıydı. Hesap verebilirlik başarıya ulaşmada çok kritik bir rol oynar.

13. Amazon – PowerPoint’ten kurtulun

Binlerce slayt sunumu yapan için faydalıdır ama izleyicileri ıstıraba sürükler. Jeff Bezos hep özet sunumlar istediği için PowerPoint’i yasaklamıştı.

14. Yahoo – Verilerle konuşun

Marissa Mayer rakamların iş sürecinde ekolayzır görevi gördüğünü söyler. Bu tartışmaların kişisel fikirlerle sürüklenmesini de engeller.

15. Nike – Eskiz çizin

Nike CEO’su Mark Parker, toplantıdan çıkarken kalemi ve Moleskine defteriyle gözükür. Sebebi ise toplantılarda çizimler gerçekleştirmesidir. 15.9 milyar dolarlık şirket de taslak çizimlerden ortaya çıkmıştı.