Mail atarken yapılmaması gereken 13 şey

CEO'larla yapılan araştırmalardan çıkan sonuca göre e-mail atarken dikkat etmeniz gereken noktalar tespit edildi. Writing Well for Business Success kitabının yazarı Sandra Lamb tarafından derlenen listede, CEO'ların bir e-mailde en çok rahatsız olduğu şeyler sıralanıyor.

1) Kötü başlıklar
E-mail atarken en çok dikkat edilmesi gereken şeylerin başında başlıklar yer alıyor. CEO'ların çoğu günde onlarca mail alıyor ve bazılarını okumadan geçiyor. Attığınız mailin okunmasını istiyorsanız başlığı çok iyi düşünmeniz gerekiyor. Başlığınızı e-mailinizin neden önemli olduğunu belirtecek şekilde yazmanız tavsiye ediliyor.

2) Tümünü yanıtla ve Bilgi gibi alanların yanlış kullanılması
Alıcı listesini kontrol etmeden maili yollamamaya özen gösterin. Bu tarz hatalar sanılandan çok daha fazla yapılıyor.

3) E-mail protokollerine ve düzenlemelerine uymamak
Şirketinizi bu tarz düzenlemeleri varsa, mailinizi yollamadan önce kontrol etmesi gereken kişiyi bilgilendirmeyi unutmayın.

4) Attığınız her maili önemli veya acil diye işaretlemek
Eğer mailiniz gerçekten acil değilse, bu şekilde işaretlemeyi de bırakmanız gerekiyor. Aksi takdirde alıcılar bu tarz işaretlerinize alışacak ve gerçekten acil olan mailllerinize de sıradan yaklaşmaya başlayacaktır.

5) Yasal riskleri değerlendirmemek
Şirket içinden bir kişiye mail atıyorsanız, içeriğe dikkat etmeniz bekleniyor. Çalışanları herhangi bir şekilde riske atabailecek hiç bir şeyin mail yolluyla söylenmemesi isteniyor. Çünkü mail bir kere yollandığı anda bir araştırma yapıldığı anda bu mailler gün ışığına çıkartılabiliyor.

6) İçeriği dağınık ve net olmayan mailler atmak
Mailinizi de direk konuya girmeniz her zaman en iyi seçenek. Uzun ve gereksiz konulara girmek alıcıyı hem bunaltıyor hem de maillli doğru düzgün okumamasına neden oluyor. Ne söylemek istiyorsanız önce kafanızda netleştirmeniz ardından maili yazmanız öneriliyor.

7) Cümleleri kısa tutun
Bu listede en çok şikayet edilen konuların başında geliyor. Çok uzun cümleler kurmak alıcıyı yoruyor. Ayrıca ne demek istediğiniz de tam olarak anlaşılmıyor. Mümkün olduğunca kısa cümleler kurmaya özen gösterin.

8) Dil bilgisi hataları
Gün içerisinde bir çok mail yanıtlamanız gerekebilir. Ancak kimsenin dil bilgisi kurallarını önemsemediğini düşünmeyin. Yollamadan önce bir kere kontrol etmeyi unutmayın. Araştırmalara göre, dil bilgisi hataları olan bir maillin yanıtlanma olasılığı hem daha düşük hem de karşı taraf onu ciddiye almadığınızı düşünebiliyor.

9) Rahatsız edici bir mizaç
Karşı tarafa sert davranmak gibi bir niyetiniz olmayabilir fakat her türlü yazışmada olduğu gibi burada da yanlış anlaşılma riskiniz çok yüksek. Şaka yapmak her zaman iyi bir fikir olmayabilir. Çünkü karşı tarafın yanlış anlama olasılığı çok daha yüksek. Olabildiğince sade ve profesyonel davranmaya özen gösterin.

10) Teşekkür etmemek
Ne olursa olsun maillerinizde teşekkür etmeyi unutmayın. Karşı tarafın size yanıt veriyor olması bile teşekkür etmeniz için geçerli bir neden. Bu yüzden resmi mailleşmelerinizde bol bol teşekkür etmekten çekinmeyin. Hiç kimse bunu duymaktan rahatsız olmayacaktır.

11) Gereksiz mailler atmayın
Konuşma bittiyse bir mesajı olmayan mailler yollamayın. Diyaloğu uzatmayın.

12) Çok fazla mail atmak
Bazı insnaların iş yapmaktan çok mailleşerek zaman harcadığını söyleyen Lamb, "Attığı mail sayısına göre kariyerin ilerleyebileceğine inanan insanlar var " diyor.

13) Konuşmanız gerekirken mail yollamak
Önemli bir konun olduğunda eğer telefonda veya yüz yüze görüşme şansınız varsa bunu tercih etmeniz çok daha iyi olacaktır. Mail her zaman doğru seçenek olmayabilir.